Akontoforderungen

Aus Auftragsbestätigung Forderung erfassen Drucken & verbuchen Offene Posten Schlussrechnung

1. Von der Auftragsbestätigung zur Akontoforderung

Ausgangspunkt ist eine Auftragsbestätigung, in der alle vom Kunden bestellten Positionen enthalten sind. Öffnen Sie den gespeicherten Vorgang in der Positionsbearbeitung und klicken Sie oben auf Fortführen.

Schaltfläche Fortführen — Die Auftragsbestätigung wird über „Fortführen“ in einen Folgebeleg überführt · Klick öffnet die vergrößerte Abbildung.

Venalis schlägt standardmäßig einen Lieferschein als Folgebeleg vor. Ändern Sie die Vorgangsart auf Akontoforderung.

Vorgangsart Akontoforderung wählen — Als Folgebeleg wird die Vorgangsart Akontoforderung gewählt · Klick öffnet die vergrößerte Abbildung.

Danach fragt Venalis, ob die Positionen entfernt werden sollen. Für die in der Anleitung beschriebene Vorgehensweise beantworten Sie diese Frage mit Ja.

Rückfrage Positionen entfernen — Die Positionen werden für die Akontoforderung entfernt · Klick öffnet die vergrößerte Abbildung.

2. Akontobetrag erfassen

Die Positionsmaske der Akontoforderung ist anschließend leer. Legen Sie mit Neu beziehungsweise der Taste Einfg eine neue Position an.

Leere Vorgangsmaske der Akontoforderung — Nach dem Umwandeln ist die Positionsmaske leer · Klick öffnet die vergrößerte Abbildung.

Erfasst werden laut Anleitung der Forderungsbetrag brutto, der passende Umsatzsteuersatz, die Fälligkeit sowie bis zu zwei Zeilen Hinweistext.

Dialog Akontoforderung — Hier werden Betrag, Steuersatz, Fälligkeit und Hinweistext eingegeben · Klick öffnet die vergrößerte Abbildung.

3. Akontoforderung drucken und verbuchen

Nach der Eingabe bestätigen Sie mit OK. Die Akontoforderung wird in den Positionen übernommen und kann wie andere Belegarten gedruckt werden.

Ausgefüllter Dialog Akontoforderung — Beispiel einer vollständig erfassten Akontoforderung · Klick öffnet die vergrößerte Abbildung.

Akontoforderung in den Positionen — Die Akontoforderung erscheint danach in der Positionsübersicht · Klick öffnet die vergrößerte Abbildung.

Entscheidend für die OP-Verwaltung

Die Frage nach dem Verbuchen muss mit Ja beantwortet werden. Nur dann wird die Forderung in die Offene-Posten-Verwaltung übernommen.

4. Zahlung in der Offene-Posten-Verwaltung ausgleichen

Nach dem Druck liegt die Akontoforderung als Beleg vor. Danach warten Sie auf den Zahlungseingang und gleichen die Forderung in der Offene-Posten-Verwaltung aus.

Beispiel einer gedruckten Akontoforderung — Die fertige Akontoforderung als Beleg · Klick öffnet die vergrößerte Abbildung.

Karteireiter Akontoforderungen in der OP-Verwaltung — Offene Akontoforderungen werden über die OP-Verwaltung ausgeglichen · Klick öffnet die vergrößerte Abbildung.

Danach öffnen Sie wieder die ursprüngliche Auftragsbestätigung. Diese kann direkt in eine Rechnung oder zunächst in einen oder mehrere Lieferscheine fortgeführt werden. Die bereits erfassten Akontoforderungen werden dabei automatisch in den Positionen aufgeführt.

5. Schlussrechnung erstellen

Zum Abschluss wird die Rechnung gedruckt. Die historische Anleitung verweist hierfür auf ein optisch angepasstes Formular „Schlussrechnung“. Auch die Schlussrechnung muss anschließend verbucht werden, damit sie in die Offene-Posten-Verwaltung einfließt.

Positionen in der Schlussrechnung — Die Schlussrechnung enthält die Auftragspositionen und die berücksichtigten Akontozahlungen · Klick öffnet die vergrößerte Abbildung.

Der Ablauf in Kurzform

Auftragsbestätigung → Akontoforderung erzeugen → Bruttobetrag erfassen → drucken und verbuchen → Zahlung im OP ausgleichen → Auftrag weiterführen → Schlussrechnung erstellen und verbuchen.

Hinweis zur Anleitung

Die Bildschirmabbildungen und der Ablauf stammen aus einer Dokumentation von Marc Jarzombek aus dem Jahr 2018. Die Inhalte wurden für das heutige Venalis Wiki neu gegliedert und formuliert; die in der Quelle beschriebene Vorgehensweise wurde beibehalten.