Datenschutz

1. Verantwortlicher

TS Software
Thomas Schuldt
Kamphausen 154 A
41363 Jüchen
Deutschland

E-Mail: info(at)venalis.de
Umsatzsteuer-ID: DE273680616

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Die Nutzung dieser Website ist grundsätzlich ohne die Angabe personenbezogener Daten möglich. Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies technisch erforderlich ist oder Sie uns selbst Daten übermitteln, beispielsweise per E-Mail.

Die Verarbeitung erfolgt nach Maßgabe der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und der sonstigen anwendbaren Datenschutzvorschriften.

3. Aufruf der Website und Server-Logdaten

Beim Aufruf der Website werden durch den Webserver technisch erforderliche Informationen verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite oder Datei, übertragene Datenmenge, Referrer-URL sowie Informationen zu Browser und Betriebssystem gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und stabilen Bereitstellung der Website, zur Fehleranalyse und zur Abwehr missbräuchlicher Zugriffe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb unseres Internetangebots.

Server-Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den technischen Betrieb, die Fehleranalyse oder die Abwehr von Angriffen erforderlich ist beziehungsweise soweit gesetzliche Vorgaben eine längere Speicherung verlangen.

4. Cookies, LocalStorage und Tracking

Diese Website setzt derzeit selbst keine Cookies und verwendet keine Analyse-, Werbe- oder Trackingdienste.

Wenn Sie über den Schalter im Kopfbereich zwischen heller und dunkler Darstellung wechseln, wird Ihre Auswahl unter dem Schlüssel venalis-theme im LocalStorage Ihres Browsers gespeichert. Dadurch kann die von Ihnen ausdrücklich gewählte Darstellung bei einem späteren Seitenaufruf wiederhergestellt werden. Die Information bleibt lokal auf Ihrem Gerät und wird von venalis.de weder für Analyse- noch für Marketingzwecke ausgelesen.

Die Speicherung dient ausschließlich der von Ihnen gewählten Darstellungsfunktion. Es werden außerdem keine externen Webfonts nachgeladen.

Für den derzeitigen Funktionsumfang werden keine einwilligungspflichtigen Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt. Sollte sich der technische Funktionsumfang der Website ändern, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend angepasst.

5. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für mögliche Anschlussfragen.

Erfolgt die Kontaktaufnahme im Zusammenhang mit einem Vertrag oder einer vorvertraglichen Anfrage, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO Rechtsgrundlage. In sonstigen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung von Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

6. Downloads

Auf dieser Website werden Dateien und Software zum Download angeboten. Beim Abruf eines Downloads fallen wie bei jedem anderen Seitenaufruf technisch erforderliche Server-Logdaten an. Eine darüber hinausgehende personenbezogene Auswertung des Downloadverhaltens durch die Website findet derzeit nicht statt.

7. Externe Inhalte und Drittanbieter

Die Website bindet derzeit keine externen Analyse-, Werbe-, Social-Media- oder Video-Dienste automatisch ein. Links auf externe Webseiten werden erst aufgerufen, wenn Sie diese aktiv anklicken. Für die Datenverarbeitung auf den dann besuchten externen Webseiten ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

8. KI-Assistent „Venalisa“

Auf venalis.de kann der KI-Assistent „Venalisa“ zur Unterstützung bei Fragen rund um Venalis und dessen technische Betriebsumgebung eingesetzt werden. Die Nutzung ist freiwillig.

8.1 Verarbeitete Daten und Zweck

Wenn Sie Venalisa verwenden, werden die von Ihnen eingegebenen Texte sowie gegebenenfalls von Ihnen hochgeladene Bilder bzw. Screenshots verarbeitet, um Ihre Anfrage zu beantworten. Bitte übermitteln Sie dabei möglichst keine personenbezogenen Daten und insbesondere keine Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Zugangsdaten oder Kundendaten.

Bei hochgeladenen Bildern werden insbesondere sichtbare Programmfenster, Fehlermeldungen, Schaltflächen und Einstellungen ausgewertet. Die Website speichert hochgeladene Bilder nicht als dauerhaft abrufbare Datei; sie werden für die jeweilige Anfrage verarbeitet und an den eingesetzten KI-Dienst übermittelt.

8.2 Einsatz von OpenAI

Zur technischen Bereitstellung von Venalisa wird die OpenAI API eingesetzt. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist OpenAI Ireland Limited. Eingaben und Ausgaben der API werden von OpenAI standardmäßig nicht zum Training oder zur Verbesserung der Modelle verwendet, sofern hierfür nicht ausdrücklich eine entsprechende Freigabe erteilt wurde.

OpenAI kann API-Daten im Rahmen der Missbrauchs- und Sicherheitsüberwachung zeitlich begrenzt verarbeiten. Nach den aktuellen Angaben von OpenAI können für den verwendeten Responses-Endpunkt Protokolle zur Missbrauchsüberwachung grundsätzlich bis zu 30 Tage aufbewahrt werden. Eine darüber hinausgehende Speicherung durch venalis.de erfolgt nicht, soweit sie nicht für die unten beschriebene Feedback-Funktion ausdrücklich ausgelöst wird.

8.3 Externe technische Recherche

Bei technischen Supportfragen, die einen unmittelbaren Bezug zu Venalis oder dessen Betrieb haben, kann Venalisa eine aktuelle Webrecherche verwenden, beispielsweise zu E-Mail-Anbietern, SMTP/IMAP, Windows, Druckern, Netzwerk, TLS oder PDF. Eine solche Recherche wird nicht für allgemeine, themenfremde Wissensfragen eingesetzt.

8.4 Missbrauchsschutz und Rate-Limit

Zur Begrenzung automatisierter oder missbräuchlicher Nutzung wird die IP-Adresse technisch verarbeitet. Für die anwendungsseitige Begrenzung wird daraus ein tagesbezogener Hashwert gebildet und zusammen mit Nutzungszählern nur vorübergehend gespeichert. Unabhängig davon können beim Hosting die unter Ziffer 3 beschriebenen Server-Logdaten anfallen.

8.5 Feedback an den Entwickler

Kann Venalisa eine Frage nicht zuverlässig beantworten, kann angeboten werden, die Frage an den Entwickler weiterzugeben. Eine Speicherung hierfür erfolgt erst nach ausdrücklicher Bestätigung durch den Nutzer. Gespeichert werden nur die konkrete Frage und gegebenenfalls ein kurzer, sachlich notwendiger Kontext; Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder vollständige Gesprächsverläufe sollen dabei nicht gespeichert werden.

8.6 Rechtsgrundlage und Datenübermittlung

Die Verarbeitung erfolgt, soweit die Nutzung der Unterstützung im Zusammenhang mit einem bestehenden oder angebahnten Vertragsverhältnis steht, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO. Im Übrigen erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Das berechtigte Interesse liegt in der effizienten Bereitstellung technischer Unterstützung sowie im sicheren Betrieb des Dienstes.

Soweit OpenAI Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet oder dorthin übermittelt, erfolgt dies nach Angaben von OpenAI auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln, oder einer Angemessenheitsentscheidung.

9. Empfänger und Auftragsverarbeitung

Für den technischen Betrieb der Website können Dienstleister im Bereich Hosting und IT eingesetzt werden. Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage der gesetzlichen Vorgaben zur Auftragsverarbeitung. Für den KI-Assistenten Venalisa wird insbesondere OpenAI als technischer Dienstleister eingesetzt.

10. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

11. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DS-GVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DS-GVO),
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DS-GVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO),
• Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DS-GVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die oben genannte E-Mail-Adresse.

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

13. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Auf dieser Website findet keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling im Sinne von Art. 22 DS-GVO statt.

14. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich rechtliche Vorgaben oder die auf der Website eingesetzten Funktionen und Dienste ändern.