UBL, CII, ZUGFeRD, EN 16931 und Peppol klingen zunächst ähnlich, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. Hier finden Sie die fünf in Venalis verfügbaren Varianten verständlich erklärt – einschließlich geeigneter Prüfmöglichkeiten.
Die Unterschiede liegen vor allem in XML-Syntax, Profil, Verwendungszweck und Übertragungsweg. Welche Variante benötigt wird, bestimmt in der Praxis häufig der Rechnungsempfänger.
UBL (Universal Business Language) ist eine XML-Syntax für strukturierte Geschäftsdokumente. Bei der XRechnung enthält die XML-Datei alle Rechnungsinformationen maschinenlesbar und folgt zusätzlich den deutschen XRechnungs-Regeln.
Diese Variante ist besonders relevant, wenn ein Empfänger ausdrücklich XRechnung in UBL verlangt oder seine Schnittstelle auf UBL ausgelegt ist.
CII steht für Cross Industry Invoice und ist eine XML-Syntax von UN/CEFACT. Inhaltlich bildet sie dieselben Kerninformationen einer elektronischen Rechnung ab wie die UBL-Variante, verwendet jedoch eine andere XML-Struktur.
Welche Syntax verwendet werden soll, hängt vom Empfänger oder vom angebundenen System ab. Eine XRechnung kann grundsätzlich sowohl auf UBL als auch auf CII basieren.
ZUGFeRD / Factur-X verbindet eine für Menschen lesbare PDF/A-3-Rechnung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Der Empfänger kann die Rechnung wie ein normales PDF lesen und die enthaltenen Daten gleichzeitig automatisiert verarbeiten.
Das Profil Extended erlaubt zusätzliche strukturierte Informationen über den Kern der EN 16931 hinaus. ZUGFeRD und Factur-X sind technisch aufeinander abgestimmte deutsch-französische Standards.
Die EN 16931 ist die europäische semantische Norm für elektronische Rechnungen. Sie beschreibt, welche Geschäftsinformationen eine normgerechte E-Rechnung enthält und welche Regeln zwischen diesen Daten gelten.
Sie ist deshalb weniger ein einzelnes „Dateiformat“ als vielmehr die gemeinsame fachliche Grundlage, auf der verschiedene Rechnungsprofile und Syntaxen aufbauen. In Venalis kann eine entsprechende standardisierte Variante erzeugt werden.
Peppol ist nicht nur ein Rechnungsformat, sondern ein standardisiertes Netzwerk und Regelwerk für den elektronischen Dokumentenaustausch. Peppol BIS Billing 3.0 legt fest, wie Rechnungs- und Gutschriftdaten im Peppol-Umfeld strukturiert werden.
Venalis kann die passenden Rechnungsdaten erzeugen. Für die eigentliche Übertragung über das Peppol-Netzwerk wird üblicherweise ein Peppol-Dienstleister bzw. Access Point benötigt.
Ein Validator prüft eine erzeugte Rechnung gegen technische und fachliche Regeln. Gerade bei neuen Empfängern oder geänderten Regelständen ist eine zusätzliche Prüfung sinnvoll.
Ein etablierter öffentlicher Prüfdienst für elektronische Rechnungen. Er eignet sich insbesondere zur technischen Prüfung von XRechnung und EN-16931-basierten Rechnungen.
Validator Baden-Württemberg öffnen →Online-Validator für verschiedene elektronische Rechnungsformate. Unterstützt werden unter anderem XRechnung, ZUGFeRD und PEPPOL BIS.
Invoice Portal Validator öffnen →Prüft XRechnung und ZUGFeRD direkt im Browser und liefert neben dem technischen Prüfbericht zusätzliche Erläuterungen zu gefundenen Meldungen.
E-Rechnungs-Validator.de öffnen →Die deutsche Steuerverwaltung stellt über ELSTER einen kostenlosen Dienst bereit, mit dem eine E-Rechnung ausgewählt und menschenlesbar dargestellt werden kann. Der Dienst ist vor allem zur Sichtprüfung geeignet und ersetzt keinen vollständigen technischen Validator.
ELSTER E-Rechnung öffnen →Für Implementierer und technische Prüfungen können zusätzlich die offiziellen Peppol-BIS-Billing-Spezifikationen und das Peppol Testbed hilfreich sein.
Validatoren unterscheiden typischerweise zwischen Fehlern, Warnungen und Hinweisen bzw. Empfehlungen. Ein Fehler bedeutet in der Regel, dass eine zwingende Regel verletzt wurde. Warnungen oder Empfehlungen können dagegen auf verbesserungswürdige Angaben hinweisen, ohne dass die Rechnung deshalb automatisch unbrauchbar sein muss.
Deshalb sollte nicht nur die Anzahl der Meldungen betrachtet werden, sondern immer deren Schweregrad und Inhalt. Gerade Empfehlungen können sinnvoll sein und sollten geprüft werden – sie sind aber nicht automatisch gleichbedeutend mit einer ungültigen Rechnung.
Es sind zwei unterschiedliche XML-Syntaxen, mit denen die Anforderungen der XRechnung abgebildet werden können. Der Empfänger kann eine bestimmte Syntax verlangen.
Ja, sofern ein passendes ZUGFeRD-Profil mit strukturierten Rechnungsdaten verwendet wird. Die Besonderheit ist die Kombination aus lesbarem PDF/A-3 und eingebettetem XML.
Nicht im engeren Sinn. Peppol umfasst ein Netzwerk, Übertragungsregeln und sogenannte BIS-Spezifikationen. Peppol BIS Billing beschreibt dabei die Struktur elektronischer Rechnungen im Peppol-Umfeld.
Entscheidend sind echte Fehler gegen zwingende Regeln. Warnungen und Empfehlungen sollten geprüft werden, bedeuten aber nicht automatisch, dass eine Rechnung formal ungültig ist.