In Venalis wird sämtlicher Schriftverkehr in Form eines Auftrags (z.B. Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung u.s.w.) als Vorgang bezeichnet. Dabei verfolgt Venalis bei den Vorgangsarten eine strenge Hierarchie. Ein Angebot wird beispielsweise „fortgeführt“ (weiterverarbeitet) in eine Auftragsbestätigung, eine Auftragsbestätigung wiederum in einen Lieferschein. Verschiedene Vorgangsarten lassen sich dabei überspringen. Das bedeutet, Sie können ein Angebot direkt in eine Rechnung fortführen. Nicht möglich ist aber beispielsweise das Fortführen einer Rechnung in einen Lieferschein. Gleiche Vorgangsarten eines Kunden lassen sich auch gebündelt fortführen (z.B. für eine Sammelrechnung). Dazu markieren Sie die gewünschten Vorgänge mit der <LEERTASTE> und klicken anschließend auf Fortführen. Venalis schlägt dann automatisch die nächst höhere Vorgangsart vor.

Um einen neuen Vorgang zu erfassen klicken Sie im Hauptmenü auf den Button „Neuer Vorgang Kunde“, „Neuer Vorgang Lieferant“, links in der Schnellstartleiste auf „Neuer Vorgang“ oder wählen den Menüpunkt „Neuen Vorgang anlegen“ unter „Bearbeiten“. Bei den Buttons „Neuer Vorgang Kunde“ bzw. „Neuer Vorgang Lieferant“ können Sie durch Klicken auf den kleinen Pfeil rechtsseitig auf dem Button eine Vorauswahl treffen was angelegt werden soll. Ansonsten wird immer die in den Vorgangseinstellungen definierte Vorgangsart vorgeschlagen. Diese lässt sich in der Auswahlbox „Vorgangsart“ oben links in eine andere Vorgangsart ändern. Venalis schlägt bei Neuanlage sämtliche Vorgangsarten vor, beim Fortführen nur die Gültigen.

Nach der Auswahl und Bestätigung der Vorgangsart, zeigt Venalis automatisch den Kunden- oder je nach Vorgangsart, den Lieferantenauswahldialog an. Suchen Sie wie unter Stammdaten beschrieben einen Kunden oder Lieferanten und bestätigen Sie die Auswahl mit <ENTER>. Wenn Sie die Kundenliste unter Stammdaten öffnen, wird mit der Taste <ENTER> ein Kunde zur Bearbeitung geöffnet. Ist die Kundenliste wie in diesem Fall eine „Auswahlliste“, wird mit der Taste <ENTER> der gewünschte Datensatz ausgewählt bzw. in den Vorgang übernommen. Bei der Übernahme eines Kunden oder Lieferanten werden sämtliche Vorgaben des Kunden oder Lieferanten in den Vorgang übernommen. Dies betrifft im Einzelnen die Zahlart, die Versandart, Zahlungskonditionen, Gesamtrabatt, Lieferanschriften u.s.w. In den 4 Tabulatoren im oberen Bereich des Erfassungsdialogs lassen sich diese selbstverständlich für diesen einen Vorgang ändern.

Die Tabulatoren im einzelnen:

Wird ein neuer Vorgang angelegt, kann dieser solange abgebrochen werden, bis er das erste mal gespeichert wurde. Wir ein Vorgang gespeichert, vergibt Venalis automatisch eine Vorgangs-Nr. Das Format der Vorgangsnummern können Sie unter Vorgaben → Vorgangsverwaltung → Nummernkreise definieren.

In diesem Feld können Sie einen Kommentar oder ähnliches hinterlegen. Nach dieser Bezeichnung kann später auch gesucht werden.

Neben dem Lieferdatum, der Auswirkungen auf Steuersätze u.s.w. hat, können Sie einen Liefertermin in Textform (z.B. KW27, in 2 Wochen oder ähnliches) eintragen.

Hier können Sie manuell hinterlegen, wer bei Ihnen bestellt hat. Dies ist nicht der Kunde, sondern kann ein Kürzel, Name oder was sonst zur Identifizierung beiträgt sein.

Sendet ein Kunde seine Bestellung, können Sie in diesem Feld die Bestell-Nr. des Kunden hinterlegen.

Der Liefertermin hat Auswirkungen auf die Steuerberechnung einer Rechnung, Gutschrift, Stornierung, Eingangsrechnung oder Rücklieferung.

Das Datum ist das Erfassungsdatum des Vorgangs und hat ebenfalls Auswirkungen auf die Steuerberechnung / Buchung einer Rechnung u.s.w..

Diese Felder werden durch die Auswahl eines Kunden gefüllt. Haben Sie bei der Erstauswahl einen falschen Kunden gewählt, können Sie die Kundenauswahl mit dem Button „…“ hinter der Kunden-Nr. erneut durchführen. Mit dem Button „P“ hinter dem Suchbegriff können Sie die Post-/Rechnungsanschrift in diesem Vorgang manuell anpassen.

Sofern bei dem gewählten Kunden Ansprechpartner hinterlegt wurden, können Sie in dieser Auswahlbox den korrekten Ansprechpartner auswählen. Mit dem Button „x“ hinter der Auswahlbox können Sie einen fälschlich gewählten Ansprechpartner entfernen.

Die Textbox zeigt das Bemerkungsfeld des Kunden.

Unter Vorgaben → Vorgangsverwaltung → Auftragsarten können Sie weitere Auftragsarten hinterlegen. Vorgesehen ist das Feld um zu beschreiben, ob es sich um einen Standard, Express oder ähnlichem Auftrag handelt.

Zeigt das beim Kunden hinterlegte Kreditlimit an. Bei Überschreitung des Limits in einem Vorgang erhalten Sie eine Meldung.

Auf dieser TAB-Seite werden die Zahlungskonditionen des Kunden / Lieferanten angezeigt und lassen sich für diesen einen Auftrag anpassen. Die Felder für die Zahlungskonditionen sind selbsterklärend und müssen nicht weiter beschrieben werden.

In diesem Feld kann z.B. das Datum bei einem Angebot hinterlegt werden um dies bei einer Auftragsbestätigung drucken zu können.

Hier sollte das Datum einer Bestellung eines Kunden hinterlegt werden.

Rein informativ / Individualanpassung für einen Kunden

Bestimmt ob die Bruttopreise aus dem Artikelstamm oder die Nettopreise für den Vorgang genutzt werden. Werden Bruttopreise verwendet, rechnet Venalis die Steuer aus dem übernommenen Preis heraus, werden Nettopreise verwendet, wird die Steuer aus dem Nettopreis des Stamms aufgerechnet.

Handelt es sich um einen Vorgang bei dem der Empfänger die Steuerlast trägt, setzen Sie diesen Schalter.

In diesem Feld können Sie die Zollnummer des Kunden bei innergemeinschaftlichen Erlösen hinterlegen wenn erforderlich.

Wählen Sie die Zahlart des Kunden für diesen Vorgang. Beim Fortführen eines Vorgangs in die nächst höherer Vorgangsart und beim Kopieren eines Vorgangs wird die Zahlart und die Versandart übernommen. Wichtig, ab dem 01.10.2020 sind Barverkäufe in der Vorgangserfassung nicht mehr möglich. Barverkäufe müssen ab diesem Zeitpunkt über die Kasse / Kassenbuch laufen. Weitere Zahlarten legen Sie unter Vorgaben → Zahlarten an.

Die Versandart für diesen Kunden in diesem Vorgang. Versandarten und deren Kosten können Sie unter Vorgaben → Versandarten anlegen

Wurde die Ware versandt, können Sie hier einen ggf. verfügbaren Trackingcode hinterlegen. Mit dem Button hinter dem Trackingcode können Sie anschließend eine Mail an den Kunden senden.

Wurden beim Kunden Lieferanschriften hinterlegt, übernimmt Venalis automatisch die Lieferanschrift, die als Standardlieferanschrift markiert wurde. Sind Lieferanschriften beim Kunden hinterlegt aber keine davon als Standardlieferanschrift, erhalten Sie eine Meldung darüber und können ggf. eine Lieferanschrift manuell wählen. Klicken Sie dazu auf den Button „…“ hinter dem Feld Lieferanschrift. Es werden sämtliche beim Kunden hinterlegten Lieferanschriften angezeigt. Wählen Sie durch Doppelklick oder <ENTER> die gewünschte Lieferanschrift. Innerhalb dieses Auswahldialogs können Sie die Lieferanschrift auch anpassen. Mit den Buttons „K“ und „L“ können Sie statt einer Lieferanschrift auch die Postanschrift eines beliebigen „K“unden oder „L“ieferanten auswählen. Mit dem Button „X“ entfernen Sie die hinterlegte Lieferanschrift in diesem Vorgang. In einem Formular wird die Rechnungsanschrift durch die Variablen „POST1“ - „POST7“ angezeigt. Die Lieferanschrift hingegen wird in den Variablen „LIEFER1“ - „LIEFER7“ gespeichert und ggf. gedruckt. Wurde in einem Vorgang keine Lieferanschrift ausgewählt, wird die Postanschrift / Rechnungsanschrift des Kunden zusätzlich in die Variablen „LIEFER1“ - „LIEFER7“ übertragen.

Zeigt die Versandkosten nach Auswahl der Versandart.

Sofern ein Vertreter beim Kunden hinterlegt wurde, wird dieser in einem Vorgang hier angezeigt. Wurde kein Vertreter hinterlegt, können Sie in dieser Auswahlbox einen Vertreter manuell auswählen.

Neben der Postanschrift (Rechnungsanschrift) und der Lieferanschrift kann auch noch eine dritte Anschrift genutzt werden. Dies ist z.B., für Dreiecksgeschäfte interessant. Dazu können Sie mit den Buttons „K“ die Postanschrift eines Kunden oder mit dem Button „L“ die Postanschrift eines Lieferanten in den Vorgang übernehmen. Mit dem Button „X“ hinter der Referenzanschrift entfernen Sie diese. Für den Druck der Referenzanschrift stehen Ihnen die Druckvariablen „REFERENZ1“ - „REFERENZ7“ zur Verfügung.

Wird eine Stückliste in den Vorgang übernommen, können Sie den Druck der einzelnen Unterartikel verhindern, indem Sie diesen Schalter aktivieren.

Handelt es sich um einen Vorgang mit einem EG-Kunden samt UStID. oder einen Auslandskunden, wird keine Steuer berechnet. Wenn Sie dies dennoch wollen, aktivieren Sie diesen Schalter.

Definieren Sie mit dieser Option ob es sich bei diesem Vorgang um eine Lieferung von Waren oder Dienstleistung an einen EG-Kunden handelt. Für den jeweiligen Fall wird dann ein entsprechender Text (Vorgaben -> Vorgangsverwaltung -> Grundeinstellungen) übernommen.

Bei aktivierter Mitarbeiterverwaltung wird in dieser Auswahlbox der gerade angemeldete Mitarbeiter vorgeschlagen. Sie können durch Auswahl auch einen anderen Mitarbeiter hinterlegen.

Wurden Artikel in den Vorgang übernommen die als Pfandartikel deklariert sind, können Sie mit diesem Schalter die Pfandberechnung für diesen einen Vorgang deaktivieren.

Wurde eine Versandart gewählt, bei der eine Versanddatei erstellt werden soll, wird dieser Schalter automatisch gesetzt. Deaktivieren Sie diesen Schalter, kann die Versanddatei durch Drucken des Vorgang erneut erstellt werden.

Aus Kompatibilitätsgründen für eine Datenübernahme. Nach diesen Feldern kann im Selektionsdialog gesucht werden.

Haben Sie alle Daten des Vorgangskopfs bearbeitet und kontrolliert, können Sie jetzt beginnen Positionen zu erfassen.