Venalis 8 endlich verfügbar…

Venalis - Modulare Warenwirtschaft mit Kassensystem

Venalis 8 endlich verfügbar…

 

Liebe Venalis Anwender,

Venalis Faktura 8 steht ab sofort als Update zur Verfügung. Neben gesetzlichen Anpassungen zur DSGVO und den GoBD wurden viele Funktionen in den verschiedenen Bereichen erweitert und verbessert. Mit diesem Newsletter möchten wir Ihnen die neue Version vorstellen.

DSGVO

In den Kundenstammdaten können Sie jetzt für die verschiedenen Kommunikationswege einstellen, ob der Kunde dazu seine Zustimmung gegeben hat. Im TAB-Reiter Postanschrift stehen Ihnen die im Bild gezeigten Optionen zur Verfügung. Diese Einstellungen haben natürlich Auswirkung auf die Funktionen von Venalis. Wenn Sie E-Mails oder Anschreiben nicht erlauben, können Sie aus Venalis heraus keine Mails an diesen Kunden senden oder einen Brief mit der integrierten Textverarbeitung bzw. Serienbrief über Word für den Kunden erstellen. Gleiches gilt für SMS. Liegt keine Einverständniserklärung des Kunden für die Nutzung seiner Daten vor, wird Ihnen dies in der Kasse durch einen Dialog signalisiert und in der Vorgangserfassung dargestellt durch die deutlich hervorgehobene Schriftfarbe der Kundendaten. Eine unterschriebene Einverständniserklärung sollten Sie als Dokument an die Kundendaten anhängen (F6, Dokumentenverwaltung).

Zum Schutz seiner Daten können Sie mit einem Kunden ein Passwort vereinbaren und dies unter dem Reiter „Rechnungsdaten“ im Feld PDF-Passwort eintragen. Sämtliche Vorgänge die an den Kunden gemailt werden, erhalten dann ein passwortgeschütztes PDF-Dokument dass nur durch die Eingabe des Passworts geöffnet werden kann.

Nach der neuen Verordnung kann ein Kunde verlangen, dass Sie seine gespeicherten Daten teilweise oder auch vollständig löschen. Da Venalis „Belegecht“ ist, wäre dies zwar theoretisch möglich, allerdings könnte ein Prüfer aufgrund der zehnjährigen digitalen Aufbewahrungs-pflicht gelöschte Kundendaten nicht akzeptieren. Aus diesem Grund prüft Venalis jetzt beim Versuch einen Kunden zu löschen, ob Vorgänge existieren, die jünger als 10 Jahre sind. Ist dies nicht der Fall, kann der Kunde gelöscht werden, ansonsten wird Ihnen der frühestmögliche „Löschtermin“ angezeigt. Darüber hinaus können Sie diesen Termin im Kundenstamm unter dem Reiter „Kundensperre“ prüfen.

Vorgangsverwaltung:

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern den Zugriff auf bestimmte Positionsarten nicht erlauben möchten, können Sie die Zugriffsrechte für die Positionsarten in der Anwenderverwaltung jetzt für jeden Mitarbeiter oder Anwendergruppe individuell einstellen. Natürlich gelten diese Einstellungen auch für die Kasse.

Neue Vorgangsart “Kommissonslieferschein“

Wenn Sie Ware verleihen oder als Kommittent Ware für den Weiterverkauf herausgeben, können Sie diese über den Kommissionsplieferschein erfassen. Dabei werden die Positionen nicht vom Lager abgebucht, sondern auf ein zusätzliches Lager des Artikels gebucht das automatisch angelegt wird. Als Name wird die Kunden-Nummer verwendet. Löschen Sie einzelne Positionen aus dem KL werden diese wieder auf das Ursprungslager zurück gebucht, löschen Sie den kompletten KL, wird die Ware des kompletten Kommissionslieferschein wieder zurückgebucht. Wenn Sie die Ware berechnen möchten, kopieren Sie den KL und löschen Sie diesen anschließend.

Neue Vorgangsart „Fertigungsauftrag

Der Fertigungsauftrag ähnelt der Vorgangsart „Auftragsbestätigung“. Positionen die bei dieser Vorgangsart erfasst werden, werden reserviert. Allerdings bilden Stücklistenartikel die als Fertigungsartikel deklariert wurden eine Ausnahme. Bei diesen werden lediglich die Unterartikel reserviert und beim Fortführen aus der Reservierung herausgenommen. Einen Fertigungsauftrag können Sie direkt aus dem Produktionsmodul heraus erstellen. Dabei wird sowohl die zu fertigende Position in den Vorgang übernommen, als auch die Unterartikel der Stückliste.

Neue Positionsart „Kalkulation“

Mit dieser Positionsart haben Sie eine neue Möglichkeit der Preisfindung. Wählen Sie diese Positionsart, öffnet sich ein Dialog indem Sie in einer Tabellenkalkulation Artikel, Kunden, und Lieferanten einfügen können. Dazu steht Ihnen eine Felddefinition in den Artikeleinstellungen zur Verfügung die festlegt, welche Felder in welche Zelle übernommen werden sollen. Wie in Microsoft Excel® stehen Ihnen verschiedene Formeln und Rechenmöglichkeiten in den Zellen zur Verfügung. Im Menü „Bearbeiten“ des Hauptmenüs können Sie zuvor verschiedene Kalkulationen anlegen und in eine neue Kalkulationsposition einlesen. Ein Anwendungsfall ist beispielsweise die Berechnung eines PC aus Einzelteilen oder zur Berechnung nach einer Fertigung in Produktionsbetrieben.

 

Direktfakturierungen können in einem Vorgang jetzt zu einem Stammdatenartikel umgewandelt werden.

Um eine Zwischensumme „einzufügen“ steht Ihnen jetzt das Tastenkürzel Shift-Strg-Z zur Verfügung.

Es ist in Venalis möglich, Positionen mit der Menge 0 zu erstellen bzw. beim Fortführen auf Menge 0 umzustellen. Das hat den Vorteil, dass Sie z.B. bei einer Teillieferung den Kunden darauf hinweisen können, dass diese Position mit der Menge 0 nachgeliefert wird. Um dies zu verhindern können Sie die Erfassung von Positionen mit der Menge 0 jetzt sperren.

Kassenmodul

Ab sofort werden Artikel die im Artikelstamm als ausgeblendet markiert wurden, bei der Suche in der Kasse nicht mehr berücksichtigt.

Für das Öffnen einer Kassenschublade steht Ihnen ein Button zur Verfügung. In den Kasseneinstellungen können Sie den Zugriff darauf jetzt durch ein Passwort schützen.

In den Vorgaben der Artikeldaten können Sie jetzt Positionsrabattgruppen vergeben. Dies kann z.B. ein Sommerspecial-Rabatt oder ähnliches sein. Sinn und Zweck dieser Rabattgruppen ist eine schnelle Auswahl im Kassenmodul. Mit dem Menge/Preis Button öffnen Sie einen Dialog, in dem Sie die gewünschte Positionsrabattgruppe auswählen können.

Möchten Sie Ihren Kunden eine Kundenkarte zur Verfügung stellen, können Sie diese jetzt mit Venalis erfassen. Dazu stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung die in Verbindung mit dem neuen „Kundenpunktemodul“ stehen. Wollen Sie lediglich eine Kundenkarte zur schnellen Auffindung des Kunden im Kassenmodul herausgeben, können Sie fertige, gekaufte Kundenkarten einfach im Kundenstamm, TAB Reiter Rechnungsdaten im Feld Kundenkarte einscannen. Bei einem neuen Vorgang in der Kasse scannen Sie im Eingabefeld der Artikel die Kundenkarte. Venalis lädt automatisch die Kunden- und Rechnungsdaten. Zusätzlich können Sie jetzt Kundenpunkte vergeben. In den Vorgangsein- stellungen finden Sie auf dem letzten TAB-Reiter die Vorgaben für die Vergabe von Kunden- punkten. Hier können Sie festlegen, wieviele Punkte pro Euro-Cent bei einem Einkauf vergeben werden sollen, ob dies auch bei der normalen Vorgangserfassung durchgeführt werden soll, ab wievielen Punkten Sie Rabatt oder einen Eurobetrag abziehen möchten und was das Maximum beim Einlösen der Punkte während eines Einkaufs ist. Unter Extras können Sie den Punktestand und auch die Kundenkarten einsehen. Ist eine Kundenkarte noch nicht zugeordnet, können Sie diese innerhalb dieser Verwaltung zuordnen. Wird eine nicht zugeordnete Karte im Kassenmodul verwendet und darauf Punkte gutgeschrieben, kann diese auch zu einem späteren Zeitpunkt dem Kunden zugeordnet werden.

In der Gutscheinverwaltung können Gutscheine die nicht eingelöst wurden jetzt „entwertet“ werden.

Verschiedenes

Im Zuge der GoBD Auflagen wurde ein Journal zur Speicherung sämtlicher Artikelpreis-änderungen eingeführt. Dieses Journal wurde jetzt um Änderungen im Bereich Kunden, Lieferanten, Zahlungseingang sowie Vorgangsbearbeitung erweitert. Unter Extras im Hauptmenü können Sie dieses Anwendungsjournal öffnen, der Zugriff darauf kann in der Anwenderverwaltung gesperrt werden.

In der OP-Verwaltung wird jetzt der eMail-Empfänger eines Kunden/Lieferanten im Druck zur Verfügung gestellt. Klicken Sie im Druckdialog auf Mailen, wird Ihnen der gewünschte Empfänger direkt vorgeschlagen.

Im Formulardesigner kann jetzt bei Rechnungsformularen das Feld „epc_code“ mit einem QR-Code Objekt verbunden werden. Sofern der Empfänger über eine Giro-Code-App verfügt, kann er durch das Scannen Ihrer Rechnung diese schneller ausgleichen, da Ihre Bankverbindungen darüber ausgelesen werden. Venalis setzt in den QR-Code automatisch Ihre in den Firmeneinstellungen hinterlegte Bankverbindung sowie die Rechnungsdaten der gedruckten Rechnung. Näheres dazu unter https://de.wikipedia.org/wiki/EPC-QR-Code

In den Historien der Kunden, Lieferanten und Artikel steht Ihnen jetzt auch der Tabellendesigner zur Verfügung.

Die Funktion „Übergabe an Excel“ die grundsätzlich in allen Bildschirmlisten zur Verfügung steht, kann jetzt über die Anwenderverwaltung gesperrt werden.

In der Kundenliste kann unter dem Menüpunkt „Auswertung“ jetzt eine Dubletten Prüfung durchgeführt werden. Dabei werden Name, Vorname, PLZ, Ort und Straße miteinander verglichen. Findet Venalis doppelte Einträge, werden diese anschließend aufgeführt.

In den Shop-Einstellungen kann jetzt optional gewählt werden, ob die Artikelbeschreibungen weiterhin als reiner Text an den Shop übergeben werden oder die Formatierung in den Shop übernommen werden soll. Venalis wandelt in diesem Fall den RTF Text in HTML um.

In den Auswertungen der Artikel wurde eine neue Jahresauswertung Artikel / Kunde / Stückzahl / GP implementiert.

Die Datensicherung von Venalis wurde überarbeitet. Diese ist jetzt deutlich schneller und packt die Sicherung inkl. Artikelkategoriebaum anschließend in ein Cabinet Archiv. Cabinet-Dateien (*.cab) können standardmäßig unter Windows durch Doppelklick entpackt werden.

Dies und viele weitere kleine Anpassungen erwarten Sie bei einem Update auf Venalis Faktura 8. Wir würden uns freuen, wenn Sie uns auch diesmal durch einen Updatekauf unterstützen.

Ein Update auf die aktuelle Version kostet Sie wie bisher nur:

von Version 7 auf Version 8                                                                        49,- € pro Arbeitsplatz
von Version 6 auf Version 8                                                                        59,- € pro Arbeitsplatz
von älteren Versionen als 6 auf Version 8                                            69,- € pro Arbeitsplatz

Bei mehr als 10 Plätzen beträgt der Updatepreis nur 499,- €
Alle Preise zzgl. der gesetzlichen MwSt. von derzeit 19%

Viele Grüße aus Mönchengladbach

Thomas Schuldt

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